Тайм-менеджмент – секрет успешных людей

Управление временем подразумевает сознательный контроль над количеством времени, затраченного на выполнение какой-либо деятельности. Причем этот процесс направлен не просто на выяснения соотношения объема потраченного времени и достигнутого результата, а на максимально эффективное использование своего времени. Тайм-менеджмент является наукой, которая с помощью специфических способов и методов помогает более продуктивно использовать собственные временные ресурсы. Причем эта наука изначально использовалась только бизнесменами и сотрудниками предприятий в процессе их трудовой деятельности. Но теперь сфера ее действия все больше расширяется, и много людей применяют принципы тайм-менеджмента даже в личной жизни.

Система тайм-менеджмента состоит из определенных процессов, с помощью которых повышается эффективность использования времени. Можно выделить несколько последовательных процессов таких как, планирование, выделение приоритетов, реализация и подведение итогов.

Планирование является одним из самых важных этапов в управлении временем, ведь на практике доказано, что десять минут, потраченных на составление плана, позволяет сэкономить до двух часов времени. Изначально нужно распланировать 60 % своего рабочего времени, тогда оставшиеся сорок процентов можно использовать на выполнение непредвиденных и спонтанно возникающих в процессе работы задач. Причем очень важно планировать такой объем работы, с которым реально можно справиться.

Правильное управление своим временем, прежде всего, направлено на выполнение главных задач, которые при небольших временных затратах позволяют достичь более 70 % запланированного результата. Для определения приоритетов хорошо себя зарекомендовал алфавитный принцип, суть которого состоит в разбивке всех дел на определенные категории исходя из их важности. Например, самые важные и срочные дела помечаются буквой «А», выполнить их нужно безотлагательно. В следующую категорию «Б» попадают важные, но несрочные дела, «В» — это дела, не влияющие на конечный результат, но требующие их оперативного выполнения. В последнюю категорию «Г» входят все остальные дела, которые со спокойной совестью можно отложить до тех пор, пока не появится свободная минутка. Основное правило гласит, что, только закончив все дела одной категории, можно переходить к следующей.

Подведение итогов проводится для выявления моментов непродуктивного использования времени. Для этого рекомендуется проанализировать его затраченное количество, а также те работы, для выполнения которых оно было использовано. Это поможет выявить в своем графике «черные дыры», которые поглощают драгоценные минуты.

Для того чтобы увеличить свою продуктивность нужно заранее, желательно еще с вечера приготовить список дел на следующий день. Таким образом, новый рабочий день сразу начинается с выполнения самого важного дела. Причем желательно определить конкретное время для решения того или иного вопроса. Самые неприятные дела рекомендуется сделать с самого утра, чтобы связанное с ними эмоциональное напряжение не отравляло весь рабочий день.

Если предстоящая к выполнению задача выглядит чрезмерно сложной, ее нужно разбить на более простые действия, которые сразу сделают ее решение простым и ясным. Также не нужно забывать о корзине для мусора, поскольку давно замечено, что успешные люди всегда работают за чистым столом. А хаос на рабочем месте говорит о несобранности его владельца и, следовательно, его неумении правильно использовать свое время.

Кроме того, эффективный тайм-менеджмент невозможен без соблюдения принципа равновесия, который предполагает наличие свободного времени, которое желательно проводить с близкими людьми.

Нужно знать!